1951年創刊 國家檔案局主管

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重大活動檔案收集工作的思考

G20杭州峰會的成功舉辦,使杭州市確定了今后5年將加快建設獨特韻味別樣精彩世界名城的目標,杭州舉辦國際重大活動、重大賽事將更加頻繁,而真實記錄和完整收集這些活動、賽事的檔案工作也將更加重要。

制約因素

檔案意識不強。重大活動的組織承辦機構往往是臨時的,工作人員大都由各單位抽調而來,其檔案意識普遍不強,且身兼數職,精力和時間有限,對檔案收集工作不夠重視;有些機構的領導認為檔案材料移交之后利用不便,不愿及時移交;不少檔案員變動頻繁,檔案收集工作的交接不到位。

特殊載體檔案收集不完整。重大活動照片、視頻、音頻等聲像檔案直觀立體地記錄了活動的多方面工作,具有重要的保存價值。但由于多種原因,相關機構在重要工作節點不注重及時形成影像材料,造成事后無法彌補的遺憾;一些實物檔案如各國贈送的禮品、國家領導人及其配偶的留言與題詞、著裝、峰會籌備機構各部門的印章、領導人使用印章的印模等,大多是孤品,如收集不及時,事后更是無法補救。

活動相關檔案收集難度加大。峰會等活動的工作內容多、涉及領域廣,所形成的檔案數量較大、類別繁多、載體多樣,單憑檔案部門的一己之力難以完成收集工作。特別是在現有條件下收集峰會相關賬外文件存在較大困難,需要中央籌備辦等部門的支持與協助。

涉密材料收集易疏漏。在工作中,相關機構對涉密文件材料的移交非常謹慎,往往出于保密因素的考慮,拒絕移交峰會籌備辦規定移交的材料,如與峰會會議場地相關的材料等。如果等到峰會結束再行收集這些材料,難度會更大,不確定因素也會更多。

工作對策

機制建設強保障。首先,為確保峰會檔案的齊全完整和及時歸檔,峰會籌備辦在成立之初就將市檔案局工作人員編入峰會籌備辦文秘組,負責收集峰會檔案。其次,杭州市檔案局領導親自帶隊赴北京、上海等地實地參觀調研和學習取經,及時調整峰會檔案收集方式和方法。第三,市檔案局主動與國際峰會杭州市籌備工作領導小組聯系,向主管領導宣傳檔案工作法律法規,督促他們配合檔案收集工作,形成全方位監督的局面。第四,市檔案局在峰會籌備辦成立之初,挑選業務骨干進駐籌備辦文秘組,指導檔案收集工作。

規范管理定制度。在宏觀層面,峰會籌備辦按照《中華人民共和國檔案法》《杭州市檔案管理條例》等相關要求開展檔案收集工作,把檔案接收及歸檔工作納入各機構及個人的職責范圍,與其他工作一同考核;嚴懲損毀、丟失檔案的機構和個人,敦促檔案形成單位及時補救移交。在工作細節方面,峰會籌備辦制定了《國際峰會檔案管理工作方案》《2016年G20杭州峰會文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》《G20杭州峰會文件材料歸檔要求》等工作規章,作為相關機構移交檔案的重要依據,明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等。

定人定責辦培訓。為做好收集工作,峰會籌備辦抽調各機構的相關工作人員組成峰會檔案工作協調小組,加強與各機構負責人和兼職檔案員的溝通聯系,定期開展業務指導和監督檢查,保證收集工作隨時跟進,確保材料及時歸檔。同時,峰會籌備辦將歸檔工作中發現的問題及時反饋給相關機構,要求其立即整改。市檔案局還聯合省檔案局舉辦針對所有機構和兼職檔案員的業務培訓。

拓寬思路廣收集。為更完整地反映G20峰會從籌備到召開的整個過程,建議峰會籌備辦指定相關單位或委托中介公司對賬外文件進行收集,并將收集來的賬外文件匯編成冊或制作成紀錄片;廣泛征集來自民間的與峰會有關的特色檔案,并支持個人保管和展示以及向市檔案館捐贈或寄存其收藏的峰會檔案,對于捐贈有重要價值峰會檔案的個人或社會組織給予一定獎勵;掌握涉密文件范圍,在檔案收集工作開始前,市檔案部門要及時同各機構溝通,了解涉密材料的范圍、密級及解密期限,并與移交部門或移交人簽訂移交協議,協議中注明涉密檔案的移交時間、內容、數量等。

    依法治檔保安全。杭州市檔案局認真落實市委關于“G20峰會期間的檔案工作必須做到萬無一失”的指示精神,緊緊抓住峰會期間全市檔案安全這一關鍵問題,敢于擔當,“干”字當頭,加大監管力度。檔案局組成5個檢查組,由局領導帶隊對25家單位進行了重點抽查,確保峰會期間檔案實體和檔案信息的絕對安全。

作者單位:杭州市檔案局

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責任編輯:中國檔案
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